皆さんこんにちは

前回は、本当の入り口の私が経験した事例紹介で終わりました。

今日は前回の事例の「彼」をベースに、「優先順位」について、お話しを進めたいと思います。

 

少し復習です。

「彼」は私がサポートに入った日、「1か月に他部署のマネージャに頼まれ納期が来たデータ作成」
「3か月前に、前部署の元上司から頼まれた後任フォロー」「新規事業プロジェクトの進捗報告会招請発行」で、結局、最後の仕事は私が慌ててフォローしなければならないほど、仕事が処理しきれない状態でした。

しかも、これは氷山の一角で、実は多くの仕掛が残っていて、もはや、崩壊寸前という状態だったのです。

新規事業業務が乗ったのは事実ですが、当然、新規事業は突発では発生しません。

それなりの準備・検討期間があって、準備スケジュールも組織も工数計算もされ、負荷は増えますが、仕事が回らなくなるという状態にならない検証もされています。

もちろん、私と主だったメンバーも一緒にその検証メンバーとして参加しています。

そして順調に、通常業務も新規プロジェクト業務もこなしているメンバーも多くいます。

 

「だから、気安く他部署の仕事を受ける彼の判断ミスだよ。」いやいや、待ってください。

それだと、先週のコラムの時と同じ議論になります。

それに、マネージャーとしては、これを機会にチーム各個人が、彼と同じ状態にならないように、あるいはなっているとしたら自己修正できるように対策を打つべきです。

「彼」だから、ではなく、「誰」でもなりえる。

ここはそう考えて、手を打つことが、マネージャー、あるいはトップであっても大事なことです。

 

そこで「優先順位」です。

「前振り長い、早く結論に行って‼」と思われますか？それでは質問です。

「彼」は3つの仕事を「どれも重要です。」と言ってます。

では、何故、「1か月前に他部署のマネージャに頼まれ納期が来たデータ作成」「3か月前に、前部署の元上司から頼まれた後任フォロー」、「新規事業プロジェクトの進捗報告会招請発行」の順番に処理したのでしょう。

「どれも重要」と言っていながら、彼なりに優先順位が付いているということです。

それでは。それぞれの業務をこう表現したらどうでしょう。

「他部署のマネージャーから頼まれたデータ作成」「前部署の元上司から頼まれた後任フォロー」「新規事業プロジェクトの進捗報告会招請発行」これでも、同じ順番で処理したでしょうか？

こうすると「彼」の優先順位が解りますね。

「時間」です。データ処理を一番にしたのは、1か月前に頼まれて、納期が来たこと、二番の後任フォローは3か月前に頼まれて、もう既に実施しているから、三番の招請状はそれ自体には納期がなく、実施は5日後だからつまり、依頼された時期と納期が彼の優先順位ということです。

さあ、こうなってくるとどうですか？、「来た仕事は細かい仕事でも直ぐにさっさと片づける。」「納期第一。」で仕事されている方いらっしゃいませんか？

「何が問題なの？そんなの企業人として常識でしょ？」なるほど、となると「彼」も同じ常識で動いたのですが、破綻しました。

「それは彼の能力が低かったんじゃない。」

いやいや、彼の能力は低くありませんでした。

むしろ、上記のような「常識」をお持ちの方には、誰でも起こり得ることだと言えます。

このコラムを読まれたのも、何かの縁、是非、業務の「優先順位」付けの仕方を、このコラムの最終編まで、少し時間は掛かりますが、参考にして見直すことをお勧めします。

ちなみに、「彼」はその対策を打った後、激的に業務進捗が改善されました。

では、次回をお楽しみに。

 

業績改革メソッドラボ
代表　山﨑智之
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