皆さん、こんにちは。

さて、前回の（その１）では、スケジュール日記をつけましょうと書きました。

やってみましたか？未だ、前回コラムから1週間ですけど、既に無駄時間が見つかってきていると思います。

でも、もう少し、2週間できれば1か月付けてみましょう。

日々の業務ではなく、月次の業務の中にも大きな無駄時間が転がっていますから、それを見つけるまで少しの辛抱です。

 

といいながら、やや先回り感はありますが、「無駄時間」どうやって省くかをお話ししましょう。

先ずは「置き換え」です。

あなたの時間はあなたのものですね？

それを、勝手に奪われているそれが「無駄時間」です。

「だからといって、上司や同僚に相談するなと言えないし、電話は勝手に掛かってくるし、どうしようもないよ。」

そうですね、仕事は一人じゃできませんから、円滑な人間関係を失っては成り立ちません。

だから、「置き換え」です。

「相談があるんだけど」と言われたら、「何の件ですか？」ぐらいは聞きますよね。

大体「何の件ですか？」と聞いた時に、「こりゃ、時間かかるな」と判断付きますよね。

しかも、そこまで時間割けないことも解っていて、「じゃあ、とりあえず」と対応していませんか？

この一言が、「無限相談時間」を生みます。

そこは、「じゃあとりあえず」ではなく、「今、結論出るまでの時間取れないので、別途時間を設定しましょう。１時間はかかると思いますよ」とはっきり伝えることです。

私が上司で、そう言われてもムッとはしないですね。

「いい判断できる奴だな」と思います。

これで、無駄時間０、時間を決めて決着すれば、それで終わり。

相手も慣れてきて「この相談したいんだけどいつ時間取れる」と言ってくるようになります。

たった一言でそんなに変わるんです。

電話もそうです。

確かに出ないわけにはいかない。

でも要件は聞けますよね。

後は相談と同じです。

電話で済むなら「今時間がないので、○○分後（その他自分の空き時間）に掛けなおします」

電話で済まない要件なら「それ打ち合わせにしましょう。○○なら1時間取れます」と置き換えるのです。

こうすると、もう一つ減らせるのが無駄話、相手が特に用もなく掛けてくる電話を省けます。

以前、事務業務の改善で伺った小売業の会社では、4店舗の店長が、朝開店準備終わると一斉に本社事務の女性に無駄話の電話かけ、ひどい人は1時間以上も拘束、事務の女性の上司は仕事の電話だと思っているから、全く気付かず、事務の女性も店長怖くて上司に言えず。

ヒアリングで聞き出して、店長から事務の女性への直接の電話を禁止にしたら、彼女の残業は０、有休消化も会社方針通りに取れるようになりました。

「スケジュール日記」をつけて、「無駄時間」が解ったら、それを置き換えることで「無駄時間」は無くなり、その何分の一 あるいは、何十分の一の「成果時間」になります。

一石二鳥ですね。

「スケジュール日記」を1か月付けて、「無駄時間」が無くなり「有効時間」のみなった後の仕事の効率と成果は驚くほどです。

これは、私の実体験によるものですから、信じて取り組んでみてください。

 

さて、次回はコツ（その３）です。

業績改革メソッドラボ
代表　山﨑智之
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