皆さんこんにちは

 

少し間が空いてしまいましたが、いよいよスケジュール見直し実践編です。

貴方が自分の時間の主人になる方法です。

ではまず、質問です。

「貴方のスケジュール、他部署や上司からの打ち合わせや会議、お客様のアポ、プライベートの飲み会予定だけ記載されていませんか？」

つまり、言い方は悪いですが、貴方の奪われた時間だけが記載されていませんか？ということです。

それでは、奪われた時間記載長です。

「だって、スケジュールはアポの管理やオーダーの管理でしょ？」

と仰るあなたは、もう一度、私の最初のコラム「仕事がサクサク進む3つのコツ」に戻ってチェックしてください。

 

あなたが自分の時間の主人公になるには、あなた自身がスケジュールを作らなければなりません。

「当り前じゃないか‼」

そうですね。

それでは、あなたのスケジュールにあなた自身がオーナーの仕事が記載されていますか？

「自分がオーナーの仕事って？」戸惑いますか？

あなたが、会社員であれば、権限移譲あるいはルールで取り決められた自身の担当業務ありますよね？

あるいは、他者からのオーダーであっても、彼あるいは彼女は成果を求めているので、一から十までそこにたどり着く手順を指示しませんよね？

誰が決めるんでしたっけ？

あなたでしょ！！

あなたが、企業のオーナーであっても同じことです。

これが「あなたがオーナーの仕事」で、あなた自身がスケジュールに入れるものです。

 

では、次の質問です。

「あなたは何か月分のスケジュールを立てればいいと思いますか？」

「えっ‼何か月？そりゃ、定例会議や他部署や上司オーダーの納期。お客様のアポはもっと先まで入っているけど、自分の作業ならせいぜい1か月がいいとこじゃない？」

いやいや、できれば1年の計画を組んでください。

「1年？そんなスケジュール組めないよ‼」

なにも、1年間毎日の作業を細かく作れとは言っていません。

でも、毎年ルーティンの業務ってありますよね。

予算とか、実績見込みとか、事業計画とか、もっとあります。

昨年もやりましたよね？一昨年もやりましたよね？

それぞれ、その業務としていつ、どのようなものが展開され、作業したかだいたい同じタイミングのはずです。

となれば、いまから、仮の日程立てられますよね？

で置いていくと、来月、あるいは、今月展開されそうな作業ごとが予想されることもあります。

そうしたら、来るのを待っていないで上司に、あるいは担当部署にいつ展開されるのか聞く

あなたが主人なんだから当然の権利です。

 

そこから自分のやるべき作業が取り出せます。

ルーティン作業は、年度、半年、四半期、月次、週次、日次とあります。

1か月のスケジュールで、カバーできるのは、月次、週次、日次までですね。

年度のルーティンは、年1回だけというものもありますが、大概は、月毎にやることがある場合が多いです。

つまり、1年を見なければ「せいぜい1か月」が決まらないのです。

これ、スケジュールの見直しに大事なことですよ‼

展開されてからの対応と展開を読むのでは、自分でスケジュールコントロールできる自由度が全然違います。

しかも、業務の80％近くはルーティン業務といわれています。

80％の仕事を先に読んでおけば、業務の大部分を自分でコントロールできるということです。

あなたのスケジュール表は月初から80％がルーティン業務で埋まっているはずです。

どうですか？そうなっていますか？

まだできていない方は、まずこのルーティン業務のスケジュール化に取り組んでみてください。

フリーに使える時間が少ないことに気づくはずです。

 

この気づきはスケジュール見直しの大事な第一歩です。

さて、未だこれだけでは、スケジュールの見直し全編とはいきません。

都合の良いように、毎日20％工数分の非ルーティンのオーダーが来るわけではありませんから…。

そちらのスケジュールもあなたが主人にならなければなりません。

次回は、非ルーティンオーダー対応編です

お楽しみに

 

業績改革メソッドラボ
代表　山﨑智之
＊会社の業務改善にはこのHPの「サービス内容」も是非ご覧ください。